Il Sistema di Gestione per la Qualità e l’Ambiente del Comune di Mantova è conforme ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015 “Sistemi di gestione per la qualità: Requisiti” e della norma UNI EN ISO 14001:2015 “Sistemi di gestione ambientale: Requisiti e guida per l'uso”. Dal 2008, inoltre, il Comune di Mantova è registrato EMAS.

Tutto il personale del Comune di Mantova è impegnato nell’attuare e mantenere il Sistema di Gestione per la Qualità e l’Ambiente e nel migliorarne l’efficacia.

REQUISITI GENERALI

I processi per l’erogazione dei servizi si dividono in

Processi di supporto
Acquisti e valutazione fornitori
Gestione della formazione
Comunicazione esterna
Valutazione della soddisfazione degli utenti
Identificazione aspetti ambientali
Prescrizioni legislative
Gestione delle emergenze
Monitoraggio ambientale

Processi di sistema
Gestione della documentazione
Gestione delle registrazioni
Gestione delle non conformità
Azioni correttive e preventive
Verifiche ispettive
Riesame della Direzione

Processi primari

- PER L’EROGAZIONE DEI SERVIZI INERENTI I SETTORI:

Affari Generali e Istituzionali

Servizi Finanziari, Tributi e Demanio

Territorio e Lavori Pubblici

Sportello Unico Imprese e Cittadini

Ambiente

Servizi Educativi e Pubblica Istruzione

Cultura, Turismo e Promozione della Città

Welfare, Servizi Sociali e Sport

Polizia Locale

Ambito Gabinetto del Sindaco

Ambito Segretario Generale

- PER GESTIRE I PROGETTI

- PER GESTIRE GLI IMPEGNI VERSO I CITTADINI

I processi sono regolamentati da varie procedure e istruzioni che ne definiscono - la sequenza (quando previsto) e le interazioni - le modalità operative (“chi fa che cosa e come”) - le modalità di controllo e di verifica dell’efficacia dei processi primari.

REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE

La documentazione prevede una serie di documenti che fissa le modalità gestionali e operative per assicurare la qualità dei servizi offerti, la salvaguardia dell’ambiente e la conformità ai requisiti specificati, soddisfacendo le aspettative delle parti interessate. Tali documenti risultano così suddivisi:
· Manuale per la Qualità e l’Ambiente
· Procedure gestionali
· Istruzioni operative.

Manuale per la Qualità e l’Ambiente: descrive come la politica della qualità e la politica ambientale viene applicata e come, attraverso la conduzione aziendale per la qualità e l’ambiente, conforme ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 e UNI EN ISO 14001:2004, il Comune di Mantova persegue il miglioramento continuo dei propri servizi e dei propri aspetti ambientali per la completa soddisfazione delle parti interessate. In particolare il Manuale per la Qualità e l’Ambiente: - costituisce il riferimento e la guida per il personale nello svolgimento delle attività che influenzano la qualità e l’ambiente - specifica il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità e l’ambiente - indica le esclusioni sui requisiti della norma non applicabili - descrive i processi e le loro interazioni.

Procedure gestionali: descrivono responsabilità e modalità operative per la gestione dei processi, siano questi primari, di supporto o “di sistema”; le procedure gestionali inerenti a processi primari sono precedute da una Carta di identità del processo, contenente, per il processo cui si riferisce, lo scopo del processo, le responsabilità, la normativa di riferimento, l’input e l’output, gli indicatori di qualità e le relative modalità di monitoraggio e gli eventuali processi collegati. Al termine di ogni capitolo del manuale sono riportate le procedure di riferimento.

Istruzioni operative: le Istruzioni operative – inserite dove necessarie - disciplinano nel dettaglio le attività del Comune al fine di garantire l’erogazione di servizi conformi ai requisiti descritti e richiesti dalla normativa vigente. In pratica, le Istruzioni operative definiscono le modalità operative per il corretto svolgimento di quei particolari processi, o fasi di processo, che influenzano in modo determinante la qualità e l’ambiente.

Tenuta sotto controllo dei documenti

Tutta la documentazione e i dati del Sistema di Gestione per la Qualità e l’Ambiente sono tenuti sotto controllo, al fine di assicurare che edizioni appropriate dei documenti siano disponibili laddove si svolgano attività essenziali per la qualità e l’ambiente e che i documenti superati vengano prontamente eliminati. I documenti sono gestiti in accordo a procedure scritte, che definiscono in modo chiaro le responsabilità di:
· preparazione
· verifica e approvazione
· identificazione
· distribuzione
· archiviazione
· revisione

Vengono inoltre trattati gli aspetti relativi a:
· gestione delle norme
· gestione dei documenti su supporto magnetico
· gestione dei documenti dei clienti.