SETTORE AFFARI GENERALI E ISTITUZIONALI (AREA SERVIZI GENERALI)

Servizio Supporto Organi
Gli uffici operano a supporto e per il funzionamento degli Organi Istituzionali di Giunta, di Consiglio, delle Commissioni Consiliari e di tutte le attività attribuite al Segretario Generale, garantendo il regolare svolgimento delle riunioni della Giunta e del Consiglio Comunale.
Il coordinamento delle Commissioni Consiliari si realizza attraverso l'ufficio di Presidenza che, oltre a gestire direttamente due delle dieci commissioni formalmente istituite, controlla il calendario delle riunioni di tutte le commissioni.

Servizio Contratti e Appalti
L'ufficio presiede alle attività per l'espletamento delle procedure di gara di tutte le strutture comunali, per l'affidamento di forniture, servizi e lavori. Fornisce assistenza, consulenza e supporto sulla normativa relativa alle procedure di gara sia sopra soglia che sotto soglia. Elabora i necessari adeguamenti dei capitolati di appalto, dei bandi di gara e delle lettere di invito. Cura la predisposizione dei contratti svolgendo l'attività connessa alla stipula degli stessi. Gestisce il registro contratti generale.

Servizio Controllo di Gestione e Partecipazioni societarie
L'Ufficio predispone, in collaborazione con l'Amministrazione e i Dirigenti, il Piano Esecutivo di Gestione. Svolge attività di proposizione e monitoraggio sull'attuazione degli obiettivi strategici e gestionali, annuali, fissati dall'Amministrazione. Collabora nella valutazione della dirigenza e del personale incaricato di Posizione Organizzativa. Predispone, annualmente, il referto del Controllo di Gestione da trasmettere alla Corte dei Conti che rileva l'andamento degli obiettivi dell'Ente, l'affidamento degli incarichi esterni, nonché il monitoraggio sulle società partecipate dall'Ente.
Definisce e controlla tutte le attività connesse in materia di "Privacy".
Il servizio CdG prepara, inoltre, le analisi dei bilanci delle aziende partecipate del Comune: TEA Spa, APAM Spa e APAM Esercizio Spa, ASPeF, Valdaro Spa, ASTER Srl, SIEM Spa, Autostrada del Brennero Spa, e della associazione Centro Internazionale d'Arte e Cultura di Palazzo Te.
Provvede, costantemente, a monitorare ed aggiornare i dati contenuti nel SW (SMART) e nelle tre banche dati relative alle 12 Società Partecipate, ai 4 Consorzi ed alle 15 Fondazioni/Associazioni (quote di partecipazione, capitale Sociale, oggetto, composizione e rinnovi CDA e collegi sindacali e relativi compensi, statuti, patti parasociali e eventuali società indirette).
E' stata potenziata l'attività di controllo e il servizio CdG cura tutte le comunicazioni previste dalla legge in materia di società partecipate.
Con l'adozione del regolamento sul sistema dei controlli interni, l'ufficio provvede ad effettuare tutte le operazioni di controllo ivi previste sulle società partecipate e su n. 2 associazioni e n. 2 fondazioni.
L'ufficio provvede, inoltre, alle operazioni di controllo analogo sulle società in house providing.
Tutte le informazioni complete delle Società Partecipate vengono fatte confluire presso il Servizio Controllo di Gestione che provvede ad riordino delle stesse, all'aggiornamento costante e al monitoraggio dei dati.
E' stato definito uno "scadenziario" relativo alle nomine di spettanza del Comune di Mantova nelle società e negli enti.

Servizio Personale, Relazioni sindacali, Organizzazione
Il servizio è preposto alle seguenti attività:
- definizione del fabbisogno di personale e l'adozione del piano occupazionale;
- gestione delle procedure per l'accesso all'impiego (mobilità da altre Pubbliche Amministrazioni, concorsi pubblici, assunzioni da graduatorie presso il Centro per l'impiego, assunzioni relative al collocamento obbligatorio di cui alla Legge n.68/99);
- gestione degli istituti giuridici e contrattuali nell'ambito del rapporto di lavoro (permessi, congedi, aspettative, part time, buoni pasto, rilascio autorizzazioni allo svolgimento di attività di tipo occasionale e saltuario);
- gestione e aggiornamento della dotazione organica del personale dipendente;
- manutenzione e gestione dei fascicoli personali del personale;
- gestione processi di mobilità interna;
- gestione orari di lavoro – coordinamento e supporto rilevazione presenze/assenze presso i singoli settori;
- relazioni sindacali e contrattazione decentrata integrativa;
- gestione dei sistemi di valutazione del personale;
- gestione e disciplina del contenzioso sul lavoro.
- raccolta ed analisi del fabbisogno formativo;
- pianificazione della formazione annuale;
- organizzazione dei corsi di formazione;
- registrazione delle attività formative individuali;
- report sulla efficacia formativa attraverso l'analisi dei questionari di gradimento somministrati in sede di attività formativa.
- gestione, monitoraggio e verifiche rispetto alla spesa del personale;
- gestione economica del rapporto di lavoro ed elaborazione stipendi e relative certificazioni annuali;
- gestione pratiche previdenziali;
- gestione pratiche per riconoscimento TFR-TFS;
- elaborazione certificati di servizio e ricostruzione della "carriera lavorativa" di dipendenti ed ex dipendenti;
- gestione diretta e relazione con l'INPDAP o Istituti Finanziari per le cessioni stipendiali.

Informatizzazione
Il servizio cura e monitora:
- i rapporti con l'azienda a cui è stata affidata, con contratto di servizio, la gestione del sistema informativo dell'Ente (gestione offerte, manutenzione e progetti di investimento);
- la gestione dei collegamenti telematici in fibra ottica erogati da società di servizi;
- la gestione della fonia fissa (attivazione convenzioni, rapporti con i gestori telefonici per trasferimenti e installazione nuove linee sia per il Comune che per le scuole e gli uffici giudiziari, guasti telefonici);
- la gestione della fonia mobile (attivazione convenzioni, trasmissione richieste di abilitazione, variazione, configurazione e subentri linee, rilevazione traffico telefonico per adempimenti del trattamento economico).

Servizio Gestione Qualità, Ambiente e EMAS
Il Servizio presiede e presidia l'intero sistema di gestione per la qualità e l'ambiente. Il servizio è integrato con il servizio ambiente istituito presso il Settore Ambiente, per il monitoraggio del rispetto dei requisiti EMAS.
L'ufficio collabora con:
- AICQ Associazione Italiana Cultura della Qualità;
- APQI (Associazione Premio Qualità Italia di Confindustria) per le attività di valutazione nell'ambito del Premio Qualità Italia per le Piccole e Medie Imprese e per le Pubbliche Amministrazioni;
- Open Group Tandem coordinato dalla Provincia di Bologna per l'applicazione EMAS negli Enti Locali;
- ANCI (Associazione Nazionale Comuni Italiani).
In virtù delle attività di collaborazione con Università ed Istituti Scolastici con i quali il Comune di Mantova è convenzionato, vengono attivati progetti formativi e di orientamento individuali per la diffusione della cultura della qualità.

Il Servizio è preposto ai controlli della qualità dei servizi erogati dal Comune di Mantova secondo quanto disposto dal D. Lgs. 267/2000 e smi, in materia di controlli interni. Dei risultati derivanti dai controlli è obbligo del Servizio rendicontare al Sindaco per l'invio alla Corte dei Conti, per il tramite del Segretario Generale, del referto semestrale sulla regolarità della gestione e sulla efficacia ed affidabilità del sistema di controllo adottato.